Datenschutzerklärung

swissbotsAI GmbH Sihlbruggstrasse 107 6340 Baar, Schweiz Kontakt für Datenschutzanfragen: privacy@swissbots.ai swissbotsAI ist je nach konkretem Einsatz unserer Dienste entweder Verantwortlicher oder Auftragsbearbeiter. Die jeweilige Rolle ergibt sich aus dem Vertrag mit unseren Geschäftskunden.

Diese Datenschutzerklärung gilt für alle digitalen Dienste von swissbotsAI, einschliesslich: • Webseiten und Webportale • KI-gestützte Bots und Agenten (z. B. Chat-, Call-, Engagement-, Automation-Systeme) • Integrationen in Systeme Dritter (z. B. CRM, Kommunikations-APIs, Cloud-Dienste) • Schnittstellen/APIs • KI-generierte Auswertungen, Automationen und Analysefunktionen Damit deckt diese Richtlinie aktuelle und zukünftige Produkte von swissbotsAI ab.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten gemäss: • Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) & VDSG • EU-Datenschutz-Grundverordnung (GDPR) (falls anwendbar) • EU AI Act (Transparenzpflichten für KI-Systeme) • Branchenspezifische Anforderungen, insbesondere für Kunden aus regulierten Sektoren (z. B. FINMA-Vorgaben) swissbotsAI stellt sicher, dass alle eingesetzten Verarbeitungen diesen Rechtsgrundlagen entsprechen.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten in folgenden technologieneutralen Kategorien: 4.1 Technische Daten • IP-Adresse, Gerätekennung, Betriebssystem, Browser • Logfiles, Server- und Systemereignisse • Cookie-Informationen, Sitzungsdaten • Fehler- und Diagnoseinformationen 4.2 Kommunikationsdaten • Inhalte von Nachrichten, Chats, Formularen und Anrufen • Meta-Informationen (Zeitpunkte, Dauer, technische Ereignisse) • Daten von Interaktionen über Messaging- und Social-Media-Kanäle 4.3 Nutzungs- & Interaktionsdaten • Klickpfade, Bot-Dialoge, Formularinteraktionen • KI-basierte Interaktionsmuster, Nutzerentscheidungen • Analyse- und Reportingdaten 4.4 Vertragsbezogene Daten • Name, Kontaktangaben, Unternehmensdaten • Abrechnungsinformationen • Daten, die uns Kunden zur Bot-Konfiguration bereitstellen Wir verarbeiten keine besonders schützenswerten Personendaten, ausser dies erfolgt ausdrücklich im Auftrag eines Kunden und unter dessen Verantwortung.

Wir verarbeiten Daten für folgende übergeordnete Zwecke: 5.1 Bereitstellung unserer Dienste • Betrieb von Webseiten, Bots, Agenten, APIs • Verarbeitung von Anfragen und Interaktionen • Terminvereinbarung, Lead-Management, Kundenkommunikation 5.2 Vertragserfüllung • Einrichtung, Betreuung und Betrieb der gebuchten Services • Support, Fehleranalyse und Qualitätssicherung 5.3 Sicherheit & Missbrauchsverhinderung • Systemüberwachung, Zugriffskontrollen, Betrugserkennung • Erkennung technischer Anomalien und Angriffe 5.4 Produktverbesserung • Analyse anonymisierter oder aggregierter Daten • Weiterentwicklung unserer KI-Modelle und Systeme Ohne dass personenbezogene Daten für Trainingszwecke genutzt werden, sofern dies nicht vertraglich vereinbart wurde. 5.5 Erfüllung gesetzlicher Pflichten • Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten • Incident-Response & Meldepflichten

Je nach Situation stützen wir die Verarbeitung auf: • Vertragserfüllung / vorvertragliche Massnahmen • Einwilligung (z. B. Newsletter, Marketing) • Berechtigtes Interesse (Sicherheit, Fehleranalyse, Betrieb, Verbesserung) • Rechtliche Verpflichtungen

Unsere Dienste können KI-Technologien und automatisierte Entscheidungsprozesse einsetzen, z. B.: • Automatisierte Dialogführung • Kategorisierung von Nutzeranfragen • Vorqualifikation und Lead-Einschätzung (nicht rechtsverbindlich) • Empfehlungssysteme Wir gewährleisten: • Transparenz über den Einsatz von KI • Möglichkeit menschlicher Überprüfung („Human Review") • Kein Einsatz von KI zur Erstellung rechtsverbindlicher Entscheidungen ohne menschliche Beteiligung Nutzer können jederzeit verlangen, dass eine Entscheidung durch eine menschliche Fachperson überprüft wird.

Wir arbeiten mit folgenden Kategorien von Dienstleistern: • Cloud-Infrastruktur- & Hostinganbieter • Kommunikations- & Messaging-Dienstleister • Telefonie- & VoIP-Anbieter • KI-Model-Provider & NLP-Plattformen • Analyse- & Sicherheitsdienstleister • CRM-, Integrations- & Automationsplattformen swissbotsAI stellt sicher, dass alle eingesetzten Dienstleister ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleisten. Wichtiger Hinweis zur Haftung: swissbotsAI ist nicht verantwortlich für Verarbeitungen, die in der alleinigen Kontrolle dieser Drittanbieter stattfinden, z. B.: • technische Störungen • Plattform-Ausfälle • Richtlinienänderungen • Datenschutzverletzungen beim Drittanbieter Wir erfüllen jedoch alle gesetzlichen Sorgfaltspflichten, bevor wir solche Anbieter einsetzen.

Standardmässig erfolgt die Verarbeitung: • in der Schweiz, oder • im EWR/EU-Raum. Übermittlungen in andere Staaten sind nur zulässig: • wenn ein angemessenes Datenschutzniveau besteht oder • geeignete Garantien (z. B. Standard Contractual Clauses) implementiert wurden.

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies erforderlich ist: • für den Zweck der Verarbeitung, • für vertragliche oder gesetzliche Pflichten, oder • gemäss vereinbarter Aufbewahrungsfristen. Kommunikations- und Protokolldaten aus KI- oder Bot-Interaktionen werden i. d. R. kurzfristig gespeichert, sofern nicht anders vertraglich vereinbart.

Betroffene Personen haben folgende Rechte: • Recht auf Auskunft • Recht auf Berichtigung • Recht auf Löschung • Recht auf Einschränkung • Recht auf Datenübertragbarkeit • Recht auf Widerspruch • Recht auf Widerruf einer Einwilligung • Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzbehörde (CH/EU) Anfragen können jederzeit an privacy@swissbots.ai gesendet werden.

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Massnahmen ein, darunter: • Verschlüsselung • Zugriffskontrollsysteme • Rollen- und Berechtigungskonzepte • Audit-Logs • Sicherheits- und Stabilitätsmonitoring Ein absoluter Schutz kann trotz modernster Sicherheitsmassnahmen nicht garantiert werden.

Wir verwenden technisch notwendige Cookies sowie – sofern Sie zustimmen – zusätzliche Tools für Analyse und Optimierung. Sie können Cookies jederzeit über Ihre Browsereinstellungen oder unseren Consent Banner verwalten.

Unsere Dienste richten sich nicht an Personen unter 13 Jahren. Wir erfassen wissentlich keine Daten von Kindern.

swissbotsAI kann diese Richtlinie anpassen, wenn technische, rechtliche oder geschäftliche Entwicklungen dies erfordern. Die jeweils aktuelle Version ist jederzeit auf unserer Website verfügbar. Mit der weiteren Nutzung der Dienste nach einer Aktualisierung erklären Sie sich mit der neuen Version einverstanden.

Fragen zum Datenschutz? Kontaktieren Sie uns unter: privacy@swissbots.ai